IAF har granskat hanteringen av avvikelserapporter vid Arbetsförmedlingens enheterna Granskning och kontroll och om innehållet i avvikelserapporterna är ett tillräckligt underlag i Arbetsförmedlingens kontroll av arbetssökande. Det är första gången IAF granskar det här området genom att undersöka innehållet i avvikelserapporter. Granskningen ska bidra till att öka kunskapen om och förståelsen av avvikelserapporteringen som system och hur den bidrar till Arbetsförmedlingens kontrollarbete. 

Innehållet i avvikelserapporterna motsvarar Arbetsförmedlingens krav

IAF bedömer att Arbetsförmedlingens enheter Granskning och kontroll till stor del hanterar avvikelserapporterna på ett likvärdigt sätt och att enheterna i stor utsträckning gör korrekta bedömningar när underrättelse ska skickas. IAF bedömer även att innehållet i avvikelserapporterna till stor del stämmer överens med Arbetsförmedlingens krav. 

Det finns risker i Arbetsförmedlingens hantering av avvikelserapporterna

IAF bedömer även att det finns några risker i avvikelserapporteringen och Arbetsförmedlingens hantering av avvikelserapporter.

Risk att Arbetsförmedlingen hanterar ärenden olika

Granskningen visar att enheterna Granskning och kontroll inte alltid återkopplar till arbetsförmedlarna trots att de ska det enligt Arbetsförmedlingens interna rutiner, vilket riskerar medföra att ärenden hanteras olika. 

IAF bedömer att det är viktigt att enheterna Granskning och kontroll hanterar avvikelserapporterna på ett likvärdigt sätt och återkopplar till arbetsförmedlarna. Detta för att Arbetsförmedlingen ska kunna fullfölja sitt uppdrag att stödja och kontrollera arbetssökande.

Risk att frånvaro inte rapporteras

Det finns situationer då en och samma händelse kan innebära att leverantörerna behöver skicka flera avvikelserapporter. IAF bedömer att det i de här situationerna finns en risk att leverantörerna inte alltid skickar alla avvikelserapporter om frånvaro. IAF bedömer att riktlinjerna för avvikelserapportering är otydliga i det här fallet.

IAF bedömer därför att Arbetsförmedlingen behöver säkerställa att de externa leverantörerna känner till kraven för hur de ska avvikelserapportera, i situationer när det handlar om flera avvikelser. Annars ökar risken att avvikelser som kan leda till sanktion inte rapporteras. 

Risk att Arbetsförmedlingen inte utreder avvikelser som kan leda till sanktion

Enheterna Granskning och kontroll kompletterar aldrig avvikelserapporter. All eventuell komplettering sker först i nästa steg, efter att enheterna Granskning och kontroll har skickat en eventuell underrättelse. 

IAF har uppmärksammat en risk i Arbetsförmedlingens hantering av kompletteringar, i situationer där det utifrån informationen i avvikelserapporten är oklart om underrättelse ska skickas eller inte. När informationen i avvikelserapporten är otydlig finns en risk att enheterna Granskning och kontroll inte skickar alla underrättelser som de ska. Då blir ärendet aldrig aktuellt för komplettering och utreds heller inte för eventuell sanktion.

IAF bedömer att det är viktigt att Arbetsförmedlingen har ett arbetssätt som säkerställer att alla avvikelser som kan leda till sanktion utreds.

Svårt för de externa leverantörerna att i vissa fall följa kraven

Det finns begränsade möjligheter för de externa leverantörerna att skriva fritext i samband med vissa avvikelseorsaker, när de avvikelserapporterar via ”Mina sidor för fristående aktörer”. Det innebär att de inte alltid kan lämna den information som efterfrågas i Arbetsförmedlingens riktlinjer för avvikelserapportering.

IAF bedömer att det är viktigt att Arbetsförmedlingen underlättar för leverantörerna att följa kraven för avvikelserapportering.