Innehållet i avvikelserapporterna motsvarar Arbetsförmedlingens krav

IAF bedömer att Arbetsförmedlingens enheter Granskning och kontroll till stor del hanterar avvikelserapporterna på ett likvärdigt sätt och att enheterna gör korrekta bedömningar när underrättelse ska skickas. IAF bedömer även att innehållet i avvikelserapporterna stämmer överens med Arbetsförmedlingens krav. 

– Det är positivt att innehållet i avvikelserapporterna till stor del uppfyller de krav som Arbetsförmedlingen har, men det finns också risker som det är viktigt att Arbetsförmedlingen uppmärksammar, säger Cathrine Carlberg som är enhetschef vid granskningsenheten på IAF. 

Det är första gången som IAF gör en ärendegranskning av avvikelserapporter från externa leverantörer. Rapporten Arbetsförmedlingens hantering av avvikelserapporter vid enheterna Granskning och kontroll är därför tänkt att utgöra ett kunskapsunderlag för både Arbetsförmedlingen och IAF. 

Det finns risker i Arbetsförmedlingens hantering av avvikelserapporterna

IAF bedömer även att det finns några risker i avvikelserapporteringen och Arbetsförmedlingens hantering av avvikelserapporter.

– Vi har sett att det kan finnas frånvaro som aldrig blir rapporterad som en avvikelse och att vissa avvikelser inte blir utredda fastän de skulle utgöra risk för en sanktion. Det vill vi uppmärksamma Arbetsförmedlingen på med den här rapporten, säger Cathrine Carlberg.

Risk att Arbetsförmedlingen hanterar ärenden olika

Granskningen visar att enheterna Granskning och kontroll inte alltid återkopplar till arbetsförmedlarna trots att de ska det enligt Arbetsförmedlingens interna rutiner, vilket riskerar medföra att ärenden hanteras olika. 

– Det är viktigt att enheterna Granskning och kontroll hanterar avvikelserapporterna på ett likvärdigt sätt och återkopplar till arbetsförmedlarna. Annars kan inte Arbetsförmedlingen fullfölja sitt uppdrag att stödja och kontrollera arbetssökande, förklarar Cathrine Carlberg. 

Risk att frånvaro inte rapporteras

Det finns situationer då en och samma händelse kan innebära att leverantörerna behöver skicka flera avvikelserapporter. IAF bedömer att det i de här situationerna finns en risk att leverantörerna inte alltid skickar alla avvikelserapporter om frånvaro. IAF bedömer att riktlinjerna för avvikelserapportering är otydliga i det här fallet.

IAF bedömer därför att Arbetsförmedlingen behöver säkerställa att de externa leverantörerna känner till kraven för hur de ska avvikelserapportera, i situationer när det handlar om flera avvikelser. Annars ökar risken att avvikelser som kan leda till sanktion inte rapporteras. 

Risk att Arbetsförmedlingen inte utreder avvikelser som kan leda till sanktion

Enheterna Granskning och kontroll kompletterar aldrig avvikelserapporter. All eventuell komplettering sker först i nästa steg, efter att enheterna Granskning och kontroll har skickat en eventuell underrättelse. 

IAF har uppmärksammat en risk i Arbetsförmedlingens hantering av kompletteringar, i situationer där det utifrån informationen i avvikelserapporten är oklart om underrättelse ska skickas eller inte. När informationen i avvikelserapporten är otydlig finns en risk att enheterna Granskning och kontroll inte skickar alla underrättelser som de ska. Då blir ärendet aldrig aktuellt för komplettering och utreds heller inte för eventuell sanktion.

– För att upprätthålla kontrollarbetet är det viktigt att Arbetsförmedlingen har ett arbetssätt som säkerställer att alla avvikelser som kan leda till sanktion utreds, säger Cathrine Carlberg.

Svårt för de externa leverantörerna att i vissa fall följa kraven

Det finns begränsade möjligheter för de externa leverantörerna att skriva fritext i samband med vissa avvikelseorsaker, när de avvikelserapporterar via ”Mina sidor för fristående aktörer”. Det innebär att de inte alltid kan lämna den information som efterfrågas i Arbetsförmedlingens riktlinjer för avvikelserapportering.

- Arbetsförmedlingen behöver säkerställa att deras leverantörer känner till kraven för hur de ska avvikelserapportera. Annars ökar risken för att avvikelser som ska leda till sanktioner i kontrollen inte rapporteras till Arbetsförmedlingen, säger Cathrine Carlberg.